トヨタでは、お客様に「よい品をより安く」提供するために、徹底的なムダ排除による原価低減でモノづくりを進化させてきました。「ムダ」とは仕事をする上で必要のないモノや動きのことです。製造現場に限らず、普段の仕事のなかで気づかないムダを放置させてしまっている職場は多いのではないでしょうか。

トヨタでは、ムダを見つける視点を「7つのムダ」として定義しています。今回はトヨタの「7つのムダ」の視点から、オフィスワークのムダを排除する方法を考えていきます。

「ムダ」とは？

トヨタでいう「ムダ」は、付加価値を生まないものや動きのことを指します。

ムダな動きをなくすことは単なる効率化の手段ではありません。付加価値を生む仕事に集中できることで「仕事の質を上げる」ことにもつながります。これは製造現場に限らず、オフィスワークにおいても有効な改善です。

また、ムダ取りによる改善には、「仕事をラクにする」という考え方が根底にあります。本記事で紹介する「7つのムダ」を探すことを、今よりもラクに、質の高い仕事をするための宝探しのようなものととらえてぜひ考えてみてください。

7つのムダとその対策

下記「7つのムダ」とオフィスワークでの事例についてそれぞれ説明します。

• つくりすぎのムダ
• 手待ちのムダ
• 運搬のムダ
• 加工のムダ
• 在庫のムダ
• 動作のムダ
• 不良・手直しのムダ

つくりすぎのムダ

一つ目は「つくりすぎのムダ」です。

これは、必要以上に多く作ってしまったり、早く作ってしまったりすることです。これにより在庫の山ができ、運搬や検査、保管、廃棄など新たなムダの発生につながるため、生産現場では最も根源的なムダとされています。

例えばオフィスワークでも、会議資料を人数分よりも多く用意して、残ったものをあとで廃棄していたり、商品カタログを商品ごとに同じ量だけストックしているが、実は一部の商品カタログのみ使われていたりなど、「つくりすぎのムダ」が起きていないでしょうか。

このようなことは「念のため」や「前からこうしている」という理由から起きていることが多いです。「つくりすぎのムダ」をなくすには、普段当たり前に実施している作業でも「なくせないか」「やめられないか」という意識を持ってみるところから始めます。

何かを発注する際に「念のため」という考えがよぎったときは、減らすことを意識してみてください。

手待ちのムダ

二つ目は「手待ちのムダ」です。

作業者が次の作業に進めず、待たされている状態のことをいいます。生産現場では、設備トラブルや材料の欠品、前の工程から製品が来ないといったときに手待ちが発生します。

例えばオフィスワークでも、上司の決裁を待っていて次の作業に取りかかれなかったり、人に頼んだデータが出てこず、資料作成を始められないといったことがあります。

「手待ちのムダ」をなくすには、個々の業務だけではなく、仕事全体のスケジュールを意識した段取りや情報伝達のしくみづくりを考えることが大切です。

いきなり手待ちをゼロにすることは難しいので、「手待ちのムダ」はある程度発生する前提で、手待ちの際にできる別の仕事を用意しておくことで業務が止まる時間は減っていきます。

運搬のムダ

三つ目は「運搬のムダ」です。

付加価値を生まない歩行やものの運搬のことをいいます。生産現場では、ムダな移動が発生しないように、計画的に作業場のレイアウトや部品の配置を工夫しています。

例えばオフィスワークでも、コピー機と席の間を何度も移動していたり、人を探して歩きまわっていたりと、ムダな移動が発生することが多いです。

ある倉庫業の事務職場の事例では、データを確認するために職員が事務所と倉庫を何度も往復するムダがありました。そこで、倉庫内でデータを確認できるようノートパソコンやタブレットを導入するなど、小さな改善を積み上げていきました。その結果、職員の残業時間を3割削減することに成功しています。

また、歩行だけでなく、情報においても運搬のムダは発生します。複数の確認や決裁を通さないと進まない、いつも決裁待ちしているなという仕事はないでしょうか？そういう場合は業務のフローを見直してみることも必要でしょう。

加工のムダ

四つ目は「加工のムダ」です。

本来求められる仕事の完成度に影響しない、余分な作業のことをいいます。

例えばオフィスワークでも、社内の報告資料で見栄えにこだわって過剰な装飾をしたり、不要なデータをいれてしまったりすることがあります。このようなムダは、仕事の目的や完成度の基準を常に意識することで防止できます。

トヨタでは「標準」という考えが重要視されています。「標準」とは、今の環境下で一番いいとされる仕事のやり方や、品質の基準のことです。オフィスでも、資料のまとめ方や情報の集め方の「標準」を共有することで、「加工のムダ」は発生しないようにできます。

在庫のムダ

五つ目は「在庫のムダ」です。

トヨタでは「ジャストインタイム」という考えから、余計なものを抱えることをムダとしています。在庫そのものは利益を生まず、保管や管理のコストもかかるからです。こうした目に見えるものだけでなく、やるべき業務を抱え込んでいることも「在庫のムダ」と言えます。

例えばオフィスワークでも、メールボックスやフォルダに処理するべきものが溜まっていないでしょうか。後工程の仕事も進まず、計画の遅れにつながってしまっているかもしれません。

何から手をつけるべきか優先順位のルールを作って、普段から情報の整理をおこなうことがおすすめです。

動作のムダ

六つ目は「動作のムダ」です。

文字通り、付加価値を生まない動きのことです。生産現場では、「動作経済の原則」という考えがあり、生産性を高めるための人の動きが研究されています。

例えばオフィスワークでは、探す動作に注目してみてください。デスク周りや倉庫で、ものを探す行為は「動作のムダ」です。ある職場のデスクワークでものを探す時間を測定したところ、なんと1日に40分もものや書類を探す時間に充てていました。これは年間に換算すると20日に相当します。

身の回りの整理・整頓をして、探す動作のムダをなくすだけでも生産性は大きく改善します。

不良・手直しのムダ

七つ目は「不良・手直しのムダ」です。

不良を出すことで、廃棄ややり直しが必要になることです。こうしたムダをなくすために、トヨタでは「自工程完結」といって、後工程で不良ややり直しが発生しないよう、自分の工程で品質を保証する、という考え方が浸透しています。

例えばオフィスワークでは、資料を提出する上司や、サービスを提供するお客様のところで品質不良が起きないよう、自身の工程でしっかりと品質を保証できる作業をおこなう意識が大切です。

たとえ社内業務でも、「後工程はお客様」という意識を持つことで、仕事の品質は改善していきます。

まとめ

職場改善を実施する際に、いきなり「ムダを探しましょう」と始めても、悩んでしまうことが多いでしょう。ムダを見つけるには視点を持つことが有効です。今回紹介した「7つのムダ」の視点で整理しながら、自身の仕事や職場を見直すことで、今まで気付かなかったムダが見えるようになります。

ぜひ、ムダを発見する視点を身に着けて、ラクに質の高い仕事をおこなえる環境作りをしましょう。